A profissão de síndico tem uma definição bastante simples que responde a princípios básicos: atuar em nome do sindicato dos coproprietários e representar o condomínio.
Assim, no dia-a-dia, o papel deste profissional é garantir a integridade dos edifícios bem como o respeito das decisões votadas em assembleia geral, assegurando a gestão administrativa e financeira.
Ele é antes de tudo o agente administrativo que produz documentos, aplica a lei e as decisões dos condôminos.
Em seguida, faz uso das suas competências contabilísticas na gestão financeira que lhe são confiadas, mantendo-as, por fim, assegurando a integridade dos edifícios e dos dados com manutenção, por exemplo, se houver algum vazamento de água no local, entra em contato com uma empresa de caça vazamento de água para a resolução do problema o mais rápido possível.
1. O síndico de condomínio
Um síndico só pode trabalhar quando tem condomínios para administrar. Para tal, deve dar-se a conhecer como fiduciário junto dos coproprietários, conselhos sindicais ou promotores.
As etapas e o acompanhamento do condomínio antes da assinatura do contrato podem se estender por vários meses ou anos. De fato, é necessário ser eleito pelos moradores e isso não pode ser feito na primeira abordagem. Você tem que convencer um número suficiente de pessoas.
Após a assinatura do contrato, os antigos e os novos curadores organizam a assinatura e a transferência dos documentos.
O síndico e seu papel administrativo
Cabe ao síndico apurar e manter atualizados os documentos dos condomínios:
- A lista de condôminos e contatos (domicílio, endereço de e-mail);
- O registro de manutenção;
- Os dados financeiros e técnicos do condomínio e do edifício;
- Registar ou garantir o registo de todos os condomínios.
Os coproprietários confiam no mandatário e esperam que este se mantenha informado sobre os novos desenvolvimentos em termos de comunicação ou legislação e os aconselhe sobre a gestão, os seus direitos e deveres.
A Assembleia geral, o papel central do síndico
O síndico cuida das diferentes etapas de uma assembleia geral:
Elaboração do arquivo de convocação
Em parceria com o conselho sindical, elabora a ordem do dia, os balanços, os documentos contábeis e os documentos anexos.
Convocação
Em geral, ocorre uma vez por ano. Emergências especiais ou solicitações de condôminos podem levar à convocação de assembleias gerais extraordinárias. O envio é feito por carta registada com aviso de receção.
Realização da assembleia geral
Deve recolher os poderes, as assinaturas dos presentes na folha de presença, supervisionar os debates e orientá-los partilhando os seus conhecimentos técnicos, jurídicos, administrativos e, por fim, anotar os votos de cada um seguindo a ordem do dia.
2. Contador do sindicato de coproprietários
O síndico é responsável pela gestão financeira do condomínio. Como gestor e, portanto, contador da mesma, ele cuida ou delega essa tarefa. O síndico também pode contar com um sistema de gestão de condomínios para auxiliar nessas atividades.
Deve poder responder às questões dos condôminos e apresentar a qualquer momento os documentos contabilísticos que atestem o seu trabalho e permitam verificar a situação financeira da sua propriedade.
Várias vezes por ano, o conselho sindical pode entrar em contato com o síndico para verificar as contas.
3. Síndico garante a integridade material dos condomínios
O síndico fiscaliza os condomínios, devendo atuar pela conservação, guarda e manutenção do prédio. Participa também na escolha dos diversos intervenientes nas áreas da segurança, manutenção dos equipamentos coletivos e do edifício
Ele assina os contratos e garante sua boa execução. Assegura a vigilância técnica realizando regularmente visitas de inspeção às instalações que lhe permitem verificar o cumprimento dos regulamentos internos e do estado do edifício.
Nessas fiscalizações, caso detecte anomalias, pode cuidar de resolvê-las, seja para pequenos orçamentos com a concordância do Conselho Sindical, seja para grandes preocupações, solicitando às empresas que venham fazer observações e estabelecer estimativas a serem apresentadas à encontro.
Da mesma forma, é obrigado a instaurar processos judiciais para seus sindicatos, em situações de danos materiais por terceiros. É ele quem deve apresentar queixa em nome do sindicato dos coproprietários junto da gendarmaria e designar advogados e oficiais de justiça para tratar do processo, se necessário.
Nestes casos de danos voluntários ou involuntários, o síndico intervém nos aspectos técnicos, como perito, estabelece diagnósticos e manda realizar os trabalhos por empresas para reparar os danos e garantir a durabilidade do edifício.